Comment un garagiste économise 6h par semaine avec Notion + Make pour ses devis

6 heures par semaine sur les devis : un frein à la croissance

Kevin, garagiste à Mérignac, gérait 15 à 20 devis par semaine. Chaque devis lui prenait 20 à 30 minutes : chercher les pièces dans son catalogue papier, calculer le prix, taper le document Word, l'envoyer par email.

"Entre les devis, les factures et les relances, je passais mes soirées du lundi au jeudi sur l'administratif. Mon apprenti pouvait travailler mais moi j'étais bloqué sur l'ordinateur."

McKinsey (2023) : les artisans du secteur automobile qui automatisent leur gestion des devis récupèrent en moyenne 5,8 heures par semaine, soit 23 heures par mois -- l'équivalent de 3 journées de travail supplémentaires.

L'architecture Notion + Make : comment ça marche

La solution repose sur 3 composants connectés :

Notion : la base de données intelligente

Notion sert de référentiel central avec 3 bases de données liées :

Base Pièces :

• Référence de la pièce
• Fournisseur
• Prix d'achat HT
• Prix de vente conseillé
• Délai de livraison

Base Tarifs MO (main-d'oeuvre) :

• Type d'intervention
• Durée estimée
• Taux horaire (configurable par type)

Base Clients/Véhicules :

• Coordonnées client
• Immatriculation
• Historique des interventions
• Dernière visite

Make : l'automatisation qui connecte tout

Make orchestre le flux de travail :

1. Kevin saisit les informations de base sur son téléphone (immatriculation, type de panne)
2. Make récupère les données du véhicule dans Notion
3. GPT-4o génère le descriptif de l'intervention
4. Make calcule le total (pièces + MO) depuis Notion
5. Le devis PDF est généré et envoyé au client
6. Une entrée est créée dans Notion pour le suivi

Durée totale : 3 minutes contre 25 minutes en manuel.

Configuration étape par étape

Étape 1 : Créer les bases Notion (2 heures)

1. Créer une base "Pièces" avec les colonnes : Référence, Désignation, Prix achat, Prix vente, Fournisseur
2. Importer votre catalogue existant (Excel -> Notion en 10 minutes)
3. Créer une base "Tarifs" avec les interventions courantes
4. Créer une base "Clients" avec les véhicules suivis

Conseil : Commencer avec les 50 pièces et interventions les plus fréquentes. On complètera au fil du temps.

Étape 2 : Configurer le formulaire de saisie (30 minutes)

Créer un formulaire Notion (ou Google Form) avec :

• Nom du client
• Immatriculation
• Description de la panne (texte libre)
• Pièces nécessaires (sélection dans la base Notion)

Ce formulaire peut être rempli depuis un téléphone en 2 minutes lors du diagnostic.

Étape 3 : Créer le scénario Make (3-4 heures)

Le scénario Make (sans code, en glisser-déposer) :

1. Trigger : Nouveau formulaire soumis
2. Notion : Récupérer les prix des pièces sélectionnées
3. Notion : Récupérer le tarif MO de l'intervention
4. GPT-4o : Générer le texte descriptif du devis
5. Plumsail/Document Studio : Créer le PDF du devis depuis un template
6. Gmail : Envoyer le devis au client
7. Notion : Créer l'entrée dans la base de suivi des devis

Gartner (2024) : les PME qui utilisent des workflows no-code (Make, Zapier) pour automatiser leurs devis réduisent leur temps de traitement de 78% en moyenne.

Étape 4 : Template de devis professionnel (1 heure)

Créer un template Word ou Google Docs avec les variables Make :

• {{nom_client}}
• {{vehicule}}
• {{description_intervention}}
• {{liste_pieces}} avec prix
• {{total_ht}} / {{tva}} / {{total_ttc}}
• {{validite_devis}} (automatiquement J+30)

Étape 5 : Test et validation (1 heure)

Tester avec 5 vrais devis :

• Vérifier les calculs
• Vérifier les mentions légales
• Vérifier la mise en page
• Valider l'envoi email

Les résultats de Kevin après 8 semaines

| Indicateur | Avant | Après | |-----------|-------|-------| | Temps/devis | 25 min | 3 min | | Devis/semaine | 15 | 22 (+47%) | | Erreurs de calcul | 3-4/mois | 0 | | Temps admin hebdo | 6h | 45 min | | Taux acceptation devis | 58% | 71% (+13 pts) |

Le taux d'acceptation a augmenté car les devis sont maintenant envoyés dans l'heure (contre parfois le lendemain).

Bpifrance (2025) : les artisans qui envoient leurs devis dans l'heure du diagnostic ont un taux d'acceptation 19% supérieur à ceux qui envoient le lendemain.

Coût total de la solution

| Outil | Usage | Coût mensuel | |-------|-------|-------------| | Notion | Base de données | 0 (gratuit) | | Make | Automatisation | 9 euros | | GPT-4o API | Texte devis | 8-12 euros | | Plumsail/Document | PDF | 15 euros | | Total | | 32-36 euros/mois |

Pour une économie de 6h/semaine valorisée à 35 euros/h : ROI de 840 euros/mois pour 36 euros investis.

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