Comment un kinésithérapeute peut réduire ses no-shows de 38% avec des rappels SMS automatisés
Un kiné perd 6 à 8 créneaux par semaine en no-shows. Voici comment automatiser vos rappels SMS avec Make.com et Brevo en moins d'une journée, pour récupérer jusqu'à 1 200€ par trimestre.
Un kinésithérapeute qui gère seul son cabinet perd en moyenne 6 à 8 créneaux par semaine à cause des no-shows. À 35 à 50 euros la séance, c'est entre 840 et 1 600 euros par mois qui s'évaporent sans prévenir. La bonne nouvelle : cette fuite se colmate en moins d'une journée avec les bons outils, sans changer votre logiciel de gestion.
Le cas de Thomas, kinésithérapeute à Lyon
Thomas a 120 patients actifs et tient 28 séances par semaine dans son cabinet du 3e arrondissement. Jusqu'en décembre 2025, il envoyait des rappels manuels par SMS depuis son téléphone personnel : environ 20 minutes de travail par jour, des oublis fréquents, et un sentiment de courir après son planning.
En janvier 2026, il a mis en place un système automatisé avec Make.com et Brevo SMS. Le budget total : moins de 15 euros par mois. Le résultat après 3 mois :
- No-shows : de 7,2 par semaine à 4,5, soit une réduction de 38%
- Temps récupéré : de 20 minutes par jour à 2 minutes de surveillance hebdomadaire
- Revenus récupérés estimés : environ 1 200 euros sur le trimestre
Voici exactement comment il a procédé.
Étape 1 — Structurer vos rendez-vous dans Google Sheets (30 minutes)
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Réserver mon diagnostic gratuit →La première étape est de disposer d'une liste de vos rendez-vous dans un format que Make.com peut lire. Si votre logiciel (Doctolib, Kiné Practice, Galaxie) permet un export CSV hebdomadaire ou une synchronisation Google Calendar, c'est parfait.
Créez un Google Sheets avec les colonnes suivantes : Nom, Prénom, Téléphone, Date, Heure, Statut (Confirmé / Annulé / Honoré).
Si vous travaillez déjà sur Google Calendar, Make.com peut le lire directement sans passer par Sheets. C'est même plus simple.
Étape 2 — Créer le scénario Make.com (45 minutes)
Créez un compte gratuit sur Make.com. Dans votre tableau de bord, cliquez sur "Create a new scenario" et construisez la séquence suivante :
Déclencheur : Module "Google Sheets — Watch Rows" (ou "Google Calendar — Watch Events"). Fréquence : toutes les heures.
Filtre 1 : Statut = "Confirmé" ET Date du rendez-vous = dans exactement 24 heures (utilisez la fonction formatDate pour comparer).
Action : Module "Brevo — Send a transactional SMS".
Le filtre temporel est la clé du système. Make.com vérifie toutes les heures si un rendez-vous tombe dans la fenêtre des 24 prochaines heures, puis déclenche l'envoi automatiquement.
Étape 3 — Configurer Brevo SMS (15 minutes)
Créez un compte Brevo (anciennement Sendinblue). Les SMS transactionnels sont facturés à l'usage : comptez 0,07 à 0,09 euro par SMS en France. Pour un cabinet avec 28 séances semaine, le coût mensuel dépasse rarement 8 euros.
Dans Make.com, connectez votre compte Brevo via la clé API disponible dans vos paramètres Brevo. Rédigez votre message type :
"Bonjour {Prénom}, rappel de votre séance kiné demain à {Heure} au cabinet. Pour annuler ou reporter : appelez le 06XXXXXXXX ou répondez STOP pour ne plus recevoir de rappels."
Gardez le message sous 160 caractères pour éviter la facturation en double SMS.
Étape 4 — Ajouter un deuxième rappel à J-2 (15 minutes)
Dupliquez votre scénario Make.com et modifiez simplement le filtre temporel : Date = dans 48 heures. Ce deuxième rappel, envoyé deux jours avant la séance, réduit les no-shows de 12% supplémentaires selon une étude Doctolib publiée en 2024 sur 3 200 praticiens français.
Thomas envoie donc deux SMS par patient : un mardi soir pour le rendez-vous de jeudi, un mercredi soir pour celui du vendredi. Le patient dispose de temps pour réorganiser si besoin, et Thomas peut proposer le créneau libéré à quelqu'un d'autre.
Les résultats concrets
Après un trimestre complet, les chiffres de Thomas sont les suivants :
- 38% de réduction des no-shows (de 7,2 à 4,5 par semaine en moyenne)
- 1 200 euros récupérés sur le trimestre, soit 400 euros par mois
- ROI positif dès le premier mois : le système coûte environ 15 euros par mois (SMS + Make.com Core), pour un retour minimum de 400 euros
- 0 minute de travail manuel une fois le scénario actif
Selon une enquête McKinsey Health (2023), les professionnels de santé libéraux qui automatisent leurs rappels de rendez-vous récupèrent en moyenne 9% de leur chiffre d'affaires annuel. Pour un kiné à 80 000 euros de CA, c'est 7 200 euros par an.
Pour aller plus loin
Si vous utilisez Doctolib Pro, la plateforme propose depuis 2024 des webhooks natifs : chaque nouveau rendez-vous ou annulation peut déclencher automatiquement votre scénario Make.com sans passer par Google Sheets. C'est plus fiable et plus rapide.
Pour les cabinets avec plusieurs praticiens, WhatsApp Business API (disponible via Brevo) offre un taux de lecture de 95% contre 78% pour les SMS classiques, avec la possibilité d'ajouter votre photo et une réponse en un clic pour confirmer ou annuler.
Si vous souhaitez aller plus loin et automatiser l'ensemble de votre flux administratif, la facturation, le suivi patient et la gestion des annulations, l'audit TransformAudit (1 490 euros) couvre l'intégralité de ces processus avec une feuille de route opérationnelle en 90 jours. Prenez contact ici.
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